Hvert forår sætter ADM fokus på databeskyttelse og it-sikkerhed i styrelsen gennem en GDPR awareness kampagne.
I løbet af maj kan du derfor læse mere om databeskyttelse, få genopfrisket information om en række emner og retningslinjer samt få lejlighed til at rydde op i Outlook, på fællesdrev og i fysiske dokumenter. Alle medarbejdere bliver i løbet af kampagnen booket i to timer med fokus på opgaverne.
Der er også mulighed for at tilmelde sig et frokostoplæg om udvalgte emner om databeskyttelse, hvor der også vil indgå en quiz med en mindre præmie til vinderen.
Frokostoplæg
ADM holder tre frokostoplæg med fokus på, hvad du skal være opmærksom på ved offentliggørelse og videregivelse af personoplysninger, herunder ved aktindsigt. Der vil også indgå en quiz med en mindre præmie til vinderen.
Oplæggene afholdes:
- Tirsdag d. 9. maj kl. 11.30-12.30
- Fredag d. 12. maj kl. 12.00-13.00
- Onsdag d. 17. maj kl. 11.30-12.30
Alle er velkomne til at deltage, men der vil kun være mad og drikkevarer til de tilmeldte.
Du tilmelder dig ved at sende en mail til Torben B. Olesen (tool@kfst.dk) eller Camilla Lehmkuhl Holst (clh@kfst.dk) med oplysning om, hvilken dag du vil deltage.
Dine opgaver i løbet af kampagnen
Alle medarbejdere skal i løbet af kampagnen sikre, at de overholder styrelsens frister for at slette filer, mails osv. og får sat et par timer af hertil.
Du skal:
1. Slette mails
For at sikre overholdelse af styrelsens retningslinjer for anvendelse af Outlook (se link i ”Dine opgaver som medarbejder”) skal du foretage sletning i din Outlook.
Du skal både slette i indbakke, undermapper, sendt post og slettet post.
Generelt skal mails slettes snarest. Du skal dog være særligt opmærksom på, at mails, der indeholder følsomme personoplysninger (fx helbredsoplysninger), fortrolige personoplysninger (fx CPR-nr.) eller oplysninger om strafbare forhold, senest skal være slettet efter en måned. Øvrige mails skal slettes efter senest 10 år.
Eventuel journalisering skal være foretaget inden sletning.
2. Slette filer på C- og H-drev
Du skal også foretage sletning på dine personlige drev, dvs. C- og H-drevet, og i Filkassen. Hvis Filkassen er sat op til at gemme en kopi lokalt på din computer, skal du også slette dér.
Hvis du er konsulent og anvender OneDrive, skal du foretage sletning heri.
Filer på drev skal slettes snarest, dog senest efter tre måneder for C-drevet og efter fem år for H-drevet.
Du kan læse mere om styrelsens regler for drev i retningslinjer for anvendelse af fællesdrev (se link i ”Dine opgaver som medarbejder”).
3. Rydde op i fysiske dokumenter
Hvis du har fysisk materiale, der indeholder personoplysninger, skal du gennemgå materialet og eventuelt sørge for makulering heraf.
Opgaver i centrene
Ligesom medarbejderne skal centrene generelt bidrage til at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen og styrelsens retningslinjer, herunder slettefrister.
Derfor skal centrene igen i år foretage sletning i funktionspostkasser og på fællesdrev, dvs. K-, E- og L-drevene.
Tidsregistrering
Du skal registrere tidsforbruget i mTIME på kontoen ”Compliance – persondataforordningen” under det lovområde, du primært arbejder med.
