Idag, fredag 31. maj 2024 kl. 13 lukker 360 ned på grund af periodeskift. Du kan derfor ikke arbejde i 360 mandag 3. juni. Bemærk også en urokkelig frist i mTime 31. maj.
Før periodeskiftet
Før 31. maj skal du gøre følgende i 360:
- Checke alle filer, herunder specielt powerpoint-filer, ind i 360. En oversigt over egne udcheckede filer kan ses under ’Menu’-’Overvågning’-’Mine udcheckede filer’ i 360.
- Journalføre (ekspedere) alle færdigbehandlede dokumenter (de dokumenter, der ikke længere skal arbejdes på). Igangværende dokumenter skal ikke lukkes – se hvorfor under ”Efter periodeskiftet” nedenfor.
- Sikre dig, at alle relevante mails fra din indbakke er journaliseret på de relevante sager.
- Journalisere færdigbehandlede filer fra samarbejdsrum i 360, så de kan blive afleveret i forbindelse med periodeskiftet.
- Lukke færdigbehandlede sager (dvs. sager, der ikke længere skal arbejdes på). Igangværende sager skal ikke lukkes – se hvorfor under ”Efter periodeskiftet” nedenfor.
Der skal lukkes så mange sager, som muligt, så de kan afleveres til Rigsarkivet, og så de ikke dukker op som sager uden aktivitet i den nye periode. Husk at ophæve eventuel fortrolighed, hvis den ikke længere er nødvendig. - Sager, der i titlen hedder ”KONV xxx”, skal lukkes. De stammer fra periodeskiftet i 2018 og kan kun undtagelsesvist komme med i den nye periode.
- Workflows afbrydes af periodeskiftet. Det anbefales, at du selv afbryder dit workflow før periodeskiftet – og opretter et nyt i den nye periode. Godkendelser, der ikke kan vente, bør fremsendes pr. e-mail. Workflows er den enkeltes ansvar og genoprettes ikke automatisk i den nye periode.
Selve periodeskiftet begynder kl. 13
Periodeskiftet betyder, at 360 er lukket fra kl. 13 fredag 31. maj til og med mandag 3. juni 2024. Om fredagen kl. 13 tvangslukkes alle åbne filer, dokumenter, sager og workflows, og du kan ikke længere arbejde i 360.
Andet, du skal vide:
Samarbejdsrummene kan fortsat benyttes under periodeskiftet (men bemærk, som beskrevet ovenfor, at færdigbehandlede filer skal journaliseres før skiftet).
Cirka en uge før periodeskiftet følger mere information om, hvordan du kan arbejde med dine filer, imens 360 er lukket.
Efter periodeskiftet: Hold øje med konverterede sager
Alle de tvangslukkede sager bliver automatisk oprettet på ny i den nye journalperiode. De nye sager vil være tomme, og der vil være sagsreferencer mellem de to sager. Både den oprindelige sag og den nye sag vil være markeret (med hhv. ’LUK KONV’ i titlen på den lukkede sag og ’KONV’ i titlen på den nye sag), så man kan spore sammenhængen mellem de to sager. Disse titler må ikke ændres.
Alle de sager, som er åbne ved periodeskiftet, får altså to sagsnumre. Det betyder, at dokumenter vil være fordelt på to sager. Journalførte dokumenter på den oprindelige sag skal IKKE flyttes over på den nye sag. Gør man det, kommer vi til at aflevere det samme dokument til Rigsarkivet to gange (måske endda i forskellige udgaver).
De dokumenter, der før periodeskiftet ikke var endelige (dvs. ikke var journalført/ekspederet) og havde status ’Reserveret’, vil blive lukket med status ’Lukket i forbindelse med periodeskiftet’, så man kan se, at dokumentet ikke var færdigbehandlet ved periodeskiftet. Der skal derfor manuelt oprettes et nyt dokument på den nye KONV-sag, hvor en kopi af filen lægges ind, og der arbejdes videre på denne, indtil den er færdig og kan journalføres.
Andre ændringer: Ny journalplan og nye koder i mTime
Når 360 åbner igen, vil det være med en justeret journalplan (dvs. strukturen for den måde sagerne oprettes på).
Journalplanen har også indvirkning på strukturen i mTime, og derfor skal du færdiggøre al tidsregistrering for hele maj senest 31. maj 2024 kl. 13. Mere information om mTime følger ca. en uge før periodeskiftet.
Hvorfor kommer der et periodeskift nu?
Det følger af arkivloven, at alle statslige myndigheder senest hvert 5. år skal aflevere sine arkiver (sager) til Rigsarkivet. Rigsarkivet opbevarer og stiller sagerne til rådighed for blandt andet forskere og andre interesserede. Man skal stadig søge aktindsigt hos os for at få adgang til sagerne.
Har du spørgsmål
Hvis du har spørgsmål til periodeskiftet, kan du begynde hos din chefsekretær.
Du er også velkommen til at kontakte ADM.
Susanne Palmelund Mikkelsen spm@kfst.dk
Jeanette Vejlin jv@kfst.dk
Joan Thaysen trex@kfst.dk
