I KFST er vi generelt meget omhyggelige med at journalisere i 360. Men… der ligger hundredvis af dokumenter med (næsten) ens titler, som eksempelvis:
Det er særligt mails, der driller, for de navngives automatisk med teksten fra emnefeltet i mailen.
Mange ens titler kan gøre det svært at finde lige dén mail, man leder efter - og man kan være nødt til at åbne hver enkelt dokument for at finde den ’rigtige’. Det bliver endnu sværere, hvis man forsøger at orientere sig i andres eller tidligere sager.
Derfor skal vi blive bedre til at navngive dokumenter. Det gælder særligt mails, men i princippet bør vi altid overveje, om dokumenters titler er nyttige.
Ovenstående eksempel kunne fx se således ud, så man nemmere kunne orientere sig:
Det er nemt at ændre titlen – det gøres blot i dette felt i forbindelse med journaliseringen af mailen:
Hvis du vælger at journalisere flere mails på én gang, og derfor trækker dem samlet ind direkte på en specifik sag via sidepanelet i Outlook, kan dokumenttitlerne desværre ikke ændres på de enkelte dokumenter. Det er derfor nødvendigt manuelt at ændre disse dokumenttitler via 360 efterfølgende.