Til dig, der skal på tjeneste-rejse

Der er en række relevante ting at være OBS på inden afrejse.

De forskellige forenklede krav til bilag, du skal huske at gemme til din rejseafregning:

Rejser under 24 timer (rejser efter regning)
Alle rimelige udgifter til tjenesterejsen dækkes af KFST, og du skal derfor bruge dit Eurocard til betaling for transport, mad og overnatning (medmindre betalingen er sket på forhånd og/eller kommer via faktura). Hvis du ikke har Eurocard, kan du bruge dit private kreditkort og få modregnet udgifterne efterfølgende.

Rejser over 24 timer (time-dagpenge)
Du får udbetalt time-dagpenge, og eventuelle udgifter til måltider osv. betaler du selv med privat kreditkort og får modregnet udgifterne efterfølgende.

Transportudgifter til selve ud- og hjemrejse, dækkes fra Valby til lufthavnen af KFST med dit Eurocard, og ellers dit private kreditkort. Rimelige udgifter til taxakørsel dækkes af KFST i tidsrummet kl. 20.00 – 08.00. Rimelige udgifter er som udgangspunkt udgifter under 500 kr.

Vær OBS på, at øvrige udgifter til transport på bestemmelsesstedet (lokaltransport) dækkes af time- og dagpenge/procentgodtgørelse.

Hotelovernatningen betaler du ligeledes med dit Eurocard og ellers dit private kreditkort, hvis ikke hotelregningen er betalt på forhånd eller kommer som faktura.

Måltider og transport på rejsen er omfattet af de time-dagpenge, du får udbetalt. Det gælder både måltider, småfornødenheder og transport, fx til og fra konferencestedet.

Du skal altså ikke bruge dit Eurocard til at betale for mad, men dit private kort, og du skal heller ikke gemme kvitteringer på disse.

Time-dagpengesatsen beregnes fra og til KFST’s adresse. Er der gratis måltider på tjenesterejsen, fx morgenmad inkl. på hotellet, skal dette trækkes fra time-dagpengene. Afhængig af, om det er morgen-, eller frokost/aftensmad, trækkes en bestemt procentsats fra time-dagpengene. Her kan du læse mere om satserne.

EU-rådsrejser
Hvis det af mødeindkaldelsen fremgår, at der er tale om en EU-rådsrejse (Council of the European Union), er der specielle regler i forhold til både krav om registrering (se mere nedenfor) af din deltagelse (før afrejse) og dokumentation til afregningen, da der søges om refusion. I RejsUd skal du derfor registrere, at der er tale om en EU-rådsrejse. Det hjælper din chefsekretær dig med, men husk gøre opmærksom på, at det er en EU-rådsrejse.

Du registrerer din deltagelse ved EU-rådsrejser gennem Delegates Portal FØR din afrejse. Er det ikke muligt at registrere dig før mødet, skal du udfylde og underskrive en Attestation of Meeting Attendance på selve mødedagen. Det er ikke muligt at registrere sig på bagkant. 
Attesten skal vedhæftes dom rejseafregning i RejsUd.

Læs mere om registreringsprocessen.

Efter tjenesterejsen vil du modtage en velkommen-hjem-mail fra din chefsekretær, som indeholder et skema, du skal udfylde. I den forbindelse skal du også sende alle dine bilag fra rejsen til din sekretær. 

Har du haft private rejsedage før eller efter den arbejdsrelaterede del af rejsen, kan du nedenfor se et eksempel på udregning.

HUSK: Alle udgifter under den private del af rejsen er for egen regning og skal betales med eget kort. 

Når du udfylder rejseskemaet, skal du være særlig opmærksom på, at du skal udfylde rejsens afrejse- og hjemrejsedato og tidspunkt med udgangspunkt i den samlede rejse inkl. private dage. Altså udfylder du fra tidspunktet, du tog afsted (KFST er udgangspunktet), til tidspunktet du var retur (her er KFST også slutpunktet).

Derefter skal du, hvor der står "Private dage" udfylde, hvilken del af den samlede rejse der var privat. Altså fra tidspunktet, hvor den faglige del af rejsen er slut, til tidspunktet hvor du tog mod lufthavnen. Tidsrummet, fra du begynder din hjemrejse, til du er ”hjemme” (KFST betegnes som ”hjemme”), tæller nemlig som arbejdstid. 

En rejse, som indeholder private dage, vil som udgangspunkt altid starte og slutte som tjenesterejse. 

Eksempel på udfyldelse af skema:

Tro- og loveerklæring
Har du mistet bilag, skal du udfylde tro- og loveerklæring og aflevere denne sammen med rejseskema og øvrige rejsebilag.                     

I QA’en kan du finde svar på en række relevante spørgsmål.