Det er vigtigt, at borgere og andre kan være sikre på, at styrelsen beskytter deres personoplysninger og kun opbevarer dem, så længe det er nødvendigt. Derfor skal du som medarbejder huske at rydde op i dokumenter, Outlook, Filkassen og på fællesdrev løbende, dog senest inden for de slettefrister der fremgår nedenfor.
Da det kan være svært at nå at rydde op i en travl hverdag, bliver alle medarbejdere i løbet af awareness-kampagnen booket hertil i to timer.
Inden du går i gang med oprydningen, skal du dog huske at tjekke, at du har foretaget den fornødne journalisering.
Slettefrister i Outlook
Du skal foretage sletning i både indbakke, undermapper og sendt post.
De generelle slettefrister
Generelt bør du slette en mail, når du ikke længere har et arbejdsbetinget behov for at opbevare den, herunder hvis den er journaliseret i 360.
Hvis du opbevarer mails i Outlook, skal du overholde følgende slettefrister:
- Senest én måned for mails indeholdende følsomme personoplysninger (fx helbredoplysninger), fortrolige personoplysninger (fx CPR-nr.) eller personoplysninger om strafbare forhold (fx rettighedsfrakendelse)
- Senest 10 år for øvrige mails
Særligt for private mails
Hvis du har private mails gemt i en mappe markeret ”PRIVAT”, er de undtaget slettefristerne og kan opbevares, så længe du finder det nødvendigt.
Slettefrister på fællesdrev og i Filkassen
Du har ansvaret for at slette filer på dit H- og C-drev samt i Filkassen.
Som udgangspunkt skal filer slettes snarest, dog senest efter:
- Tre måneder for filer på C-drevet
- Fem år for filer på H-drevet og i Filkassen
Særligt for private filer
Dine private filer, fx MUS-materiale, gemt i en mappe markeret ”PRIVAT” på H-drevet er undtaget slettefristen og kan opbevares, så længe du finder det nødvendigt.
Særligt for K-, E- og L-drevet
Centrene skal foretage sletning på K-, E- og L-drevet. Filer, der indeholder almindelige personoplysninger, skal slettes snarest, dog senest efter fem år.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at der ikke må gemmes filer indeholdende følsomme personoplysninger, fortrolige personoplysninger og personoplysninger om strafbare forhold på K-, E- eller L-drevet.
Oprydning i fysiske dokumenter
Hvis du har fysiske dokumenter, der indeholder personoplysninger, skal du gennemgå dem, og – hvis du ikke har et arbejdsbetinget behov for at opbevare dem – sørge for makulering heraf. Det gør du ved at smide dokumenterne i den aflåste beholder ved printerrummene.
Vil du vide mere om sletning?
Du kan læse mere om slettefristerne og reglerne for anvendelse af Outlook og fællesdrev i retningslinjerne på siden Sletning på Intra (se links i afsnittet Dine opgaver som medarbejder).
