Forpligtelsen til at slette følger af databeskyttelsesforordningens (GDPR) grundlæggende princip om opbevaringsbegrænsning.
Dine opgaver som medarbejder
Du skal som medarbejder foretage sletning i Outlook og på dit H- og C-drev samt evt. andre steder, hvor du har gemt oplysninger lokalt.
Som det fremgår af retningslinjerne for anvendelse af fællesdrev og for anvendelse af Outlook, skal sletning i Outlook og på drev gerne ske løbende. Det er vigtigt at være opmærksom på, at der gælder særlige slettefrister, alt efter hvilke typer af personoplysninger du behandler dér.
Slettefrister i KFST
En slettefrist fastsættes ud fra en vurdering af, hvor længe det er nødvendigt for KFST (fortsat) at opbevare personoplysningerne for at varetage den konkrete behandlings formål. Det er dermed ikke muligt at fastsætte én samlet slettefrist på tværs af alle systemer, KFST behandler personoplysninger i, hvorfor hvert system har sin egen slettefrist.
Ved fastsættelsen af en slettefrist kan et eller flere af de følgende forhold indgå i vurderingen:
- Har oplysningerne tilknytning til afgørelser, hvor der kan komme anmodninger om genoptagelse, klager eller sagsanlæg?
- Er der behov for at bevare dokumentationen/dataene bag fx analyser?
- Gælder der særlige frister i henhold til særlovgivning, fx arkivloven, bogføringsloven og lov om tv-overvågning?
- Er der behov for oplysningerne i statistisk henseende?
- Kan oplysningerne gemmes i et andet system, fx Public 360, hvis der fortsat er behov for at opbevare dem?
- Er det muligt at begrænse behandlingen af oplysninger, som der er behov for at opbevare i en længere periode, fx ved at begrænse adgangen hertil?
- Er der behov for dokumentation til tilsyn med KFST om fx håndtering af sager, arbejdsgange eller sagsbehandlingstid, som nødvendiggør, at materiale er gemt i længere tid?
Som udgangspunkt fastsættes slettefristerne uafhængigt af dokument- eller sagstype i det enkelte system. Dog kan der for følsomme personoplysninger, fortrolige personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold være fastsat særlige frister.
Slettefristerne i de enkelte systemer fastsættes af den systemansvarlige i samarbejde med systemejeren. Fristerne og begrundelserne herfor fremgår af KFST’s systemoversigt.
Søgemapper i Outlook
Outlook kan bl.a. hjælpe dig med at at holde styr på og identificere mails, der skal slettes ved brug af søgemapper, der indeholder relevante søgesøgeord. Vejledning - Søgemapper i Outlook.