Det er vigtigt at sikre, at styrelsen kun opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt. Du skal derfor som medarbejder huske at rydde op i fysiske dokumenter, Outlook, Filkassen, samarbejdsrum og på fællesdrev løbende, dog senest inden for de slettefrister der fremgår nedenfor.
Inden du går i gang med oprydningen, skal du dog huske at tjekke, at du har foretaget den fornødne journalisering i 360.
Da det kan være svært altid at nå det i en travl hverdag, bliver alle medarbejdere i løbet af maj måned booket hertil i to timer. Det er også her, du med fordel kan bruge tid på at genlæse styrelsens retningslinjer.
Slettefrister i Outlook
Du skal foretage sletning i både indbakke, undermapper og sendt post.
De generelle slettefrister
Generelt bør du slette en mail, når du ikke længere har arbejdsbetinget behov for at opbevare den, herunder hvis den er journaliseret i 360.
Hvis du opbevarer mails i Outlook, skal du overholde følgende slettefrister:
- Senest én måned for mails indeholdende følsomme personoplysninger (fx helbredoplysninger), fortrolige personoplysninger (fx CPR-nr.) eller personoplysninger om strafbare forhold (fx rettighedsfrakendelse)
- Senest 10 år for øvrige mails
Særligt for private mails
Hvis du har private mails gemt i en mappe markeret ”PRIVAT”, er de undtaget slettefristerne og kan opbevares, så længe du finder det nødvendigt.
Slettefrister for fællesdrev, samarbejdsrum og Filkassen
Særligt for H- og C-drev, samarbejdsrum og Filkassen
Du har som medarbejder ansvaret for at slette filer på dit H- og C-drev samt i dine samarbejdsrum og Filkassen.
Som udgangspunkt skal filer slettes snarest, dog senest efter:
- Tre måneder for filer på C-drevet
- Fem år for filer på H-drevet, i samarbejdsrum og i Filkassen
Dine private filer, fx MUS-materiale, gemt i en mappe markeret ”PRIVAT” på H-drevet, er undtaget slettefristen og kan opbevares, så længe du finder det nødvendigt.
Særligt for K-, E- og L-drevet
Centrene skal foretage sletning på K-, E- og L-drevet. Filer, der indeholder almindelige personoplysninger, skal slettes snarest, dog senest efter fem år.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at der ikke må gemmes filer indeholdende følsomme eller fortrolige personoplysninger eller personoplysninger om strafbare forhold på K-, E og L-drevet. Hvis du opdager filer med disse typer af oplysninger, skal du derfor slette dem – hvis filerne fortsat skal bruges, skal de flyttes til 360 eller dit H-drev.
Oprydning i fysiske dokumenter
Hvis du har fysiske dokumenter, der indeholder personoplysninger, skal du gennemgå dem, og – hvis du ikke har et arbejdsbetinget behov for opbevaring – sørge for makulering heraf. Det gør du ved at smide dokumenterne i den aflåste beholder ved printerrummene.
Vil du vide mere om sletning?
Du kan læse mere om slettefristerne og reglerne for anvendelse af Outlook og fællesdrev mv. i retningslinjerne på siden sletning på Intra (se links i afsnittet Dine opgaver som medarbejder).
