Personoplysninger indsamlet til statistiske formål

Denne retningslinje beskriver de grundprincipper, du skal overholde, og de undtagelser, der gælder, når du indsamler personoplysninger til statistiske formål.

Som udgangspunkt gælder GDPR og databeskyttelsesloven også, når KFST indsamler personoplysninger til brug for statistiske formål, fx i forbindelse med spørgeskemaundersøgelser, analyser og statistikker.

Ofte vil KFST senere kunne anvende de statistiske resultater i styrelsens øvrige arbejde, fx til brug for afgørelser eller politisk arbejde. I sådanne tilfælde skal oplysningerne dog være anonymiserede eller aggregerede, så de ikke længere kan henføres til en identificeret eller identificerbar fysisk person.

Ved statistiske formål forstås enhver indsamling og behandling af personoplysninger, der er nødvendig for statistiske undersøgelser eller frembringelse af statistiske resultater, jf. GDPR præampelbetragtning 162.

Retten til indsigt, berigtigelse, begrænsning af behandling og indsigelse (GDPR art. 15-16, 18 og 21) finder ikke anvendelse, når personoplysninger udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed, jf. databeskyttelsesloven § 22, stk. 5. Retten til sletning gælder heller ikke, hvis sletning sandsynligvis vil umuliggøre eller i alvorlig grad hindre opfyldelsen af det statistiske formål, jf. GDPR art. 17, stk. 3, litra d.

Du behøver derfor ikke at opfylde de pågældende rettigheder over for den registrerede, når du indhenter personoplysninger for at frembringe statistiske resultater. Dermed har fx en respondent i en spørgeskemaundersøgelse, der skal frembringe statistiske resultater, ikke ret til bl.a. at få indsigt i eller berigtiget sine personoplysninger.

Du skal dog være opmærksom på, at GDPR’s grundprincipper og øvrige rettigheder fortsat gælder. Her kan du læse mere om de registreredes rettigheder.

Selvom du indsamler personoplysninger til brug for statistiske formål, skal du iagttage oplysningspligten i art. 13-14 samt overholde GDPR’s grundlæggende principper om:

  • Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed (art. 5, stk. 1, litra a)
  • Formålsbegrænsning (art. 5, stk. 1, litra b)
  • Dataminimering (art. 5, stk. 1, litra c)
  • Opbevaringsbegrænsning (art. 5, stk. 1, litra e)

Her kan du læse mere om de øvrige grundprincipper.

Personoplysninger skal behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde, jf. GDPR art. 5, stk. 1, litra a.

Hvis KFST har hjemmel til det, kan du behandle almindelige personoplysninger til statistiske formål.

Følsomme personoplysninger og personoplysninger om strafbare forhold må du kun behandle til statistiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvor det er nødvendigt af hensyn til udførelsen af undersøgelserne, jf. databeskyttelsesloven § 10, stk. 1.

Du må ikke indsamle og behandle flere personoplysninger end nødvendigt, jf. GDPR art. 5, stk. 1, litra c.

Dataminimering kan bl.a. ske ved at foretage pseudonymisering, hvorefter personoplysninger ikke kan henføres til en bestemt registreret uden brug af supplerende oplysninger – forudsat at de supplerende oplysninger opbevares separat og er underlagt tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der sikrer, at oplysningerne ikke kan henføres til den registrerede. Det kan fx gøres ved, at du i en analyse udskifter navne med ”Person 1, 2 og 3” og opbevarer navnene i et separat system, sådan at du er den eneste – eller én af få – der kender til og kan fremsøge personernes rigtige navne.

Personoplysninger må kun opbevares, i det omfang det er nødvendigt – dvs. så længe der er et arbejdsmæssigt behov eller pligt til opbevaring efter anden lovgivning, fx arkivloven – jf. GDPR art. 5, stk. 1, litra e.

Statistiske formål vil ofte kunne begrunde, at der gemmes materiale i længere tid end ved behandling til andre formål, fx analyser og dokumentation herfor (fx MØK- eller VAND-analyser).

Oplysningspligten skal iagttages efter GDPR art. 13, når personoplysninger indsamles hos den registrerede.

Når personoplysninger indsamles hos andre end den registrerede, skal oplysningspligten iagttages, medmindre det er umuligt eller kræver en uforholdsmæssigt stor indsats, navnlig i forbindelse med bl.a. statistiske formål, jf. GDPR art. 14, stk. 5, litra b.

Dog gælder oplysningspligten ikke for sager og undersøgelser efter konkurrenceloven, jf. konkurrenceloven § 13 a.

Her kan du læse mere om oplysningspligten efter art. 13 og art. 14.

Hovedreglen er, at den registrerede har ret til at få sine personoplysninger slettet.

Det gælder dog ikke, i det omfang behandling er nødvendig til statistiske formål, og i det omfang sletning sandsynligvis vil umuliggøre eller i alvorlig grad hindre opfyldelse af behandlingen, jf. GDPR art. 17, stk. 3, litra d. Der skal foretages en konkret vurdering.

Derudover vil den registrerede ofte – uanset formålet med behandlingen – ikke kunne gøre krav på sletning efter GDPR, da KFST som offentlig myndighed er underlagt arkivpligt i henhold til arkivloven, jf. GDPR art. 17, stk. 3, litra b.

Senest opdateret 18-05-2025