Velkommen til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens projektledelsesmodel

Værktøj

• SkabelonIdeoplaeg.doc

Idéindstillingen godkendes af egen chef og drøftes på relevant niveau i styrelsen.

Værktøj til inspiration

• Projektets målformulering
• SkabelonInteressentanalyse.doc
• SkabelonRisikoanalyse.doc

Formålet med idéfasen

Denne fase skal sikre, at opgaver, der identificeres som potentielle projekter, så tidligt som muligt bliver beskrevet, vurderet og prioriteret af beslutningstagere på relevant niveau i styrelsen. Dette fører til at:

• De fornødne ressourcer og rette bemanding afsættes til modning og planlægning af projektet, eller
• Opgaven afsluttes og relevante interessenter orienteres, eller
• Projektet sættes på ”hold” og relevante interessenter orienteres. Termin for revurdering fastlægges.

Herved opnår styrelsen, at projekter bliver planlagt tidligt i forløbet med den ”rigtige” bemanding. Endvidere sikres en effektiv styring og opfølgning på det enkelte projekt på passende niveau i organisationen – chef- vice eller direktørniveau.

Indhold

En given opgave identificeres af en medarbejder eller chef til at have projektkarakter. På den baggrund bestiller chefen for det pågældende center eller enhed en idéindstilling til projekt. En eller flere medarbejdere udarbejder efter få analyser og begrænset forberedende arbejde beslutningsoplæg, der vurderes ud fra opgavens strategiske effekt og indikatorer, risiko, timing, groft estimat af økonomi/ ressourceforbrug, potentiel afgrænsning og profilering i forhold til primære interessenter.

Idéindstillingen kvalitetssikres og godkendes af egen chef.

Overvej følgende:

• Er det tydeligt, hvordan målformulering understøtter styrelsens strategi og/ eller indikatorer? Hvilken effekt vil en eventuel gennemførelse medføre?
• Hvilke forhold gør, at dette projekt skal gennemføres nu?
• Hvilke risici er forbundet med gennemførelse af projektet? Kun de 3-5 væsentligste risici!
• Hvor mange ressourcer (timer og/ eller økonomi) vil gennemførelsen af projektet kræve? – et groft, uforpligtigende og kvalificeret estimat.
• Hvordan skal kvaliteten af projektbeskrivelsen og en eventuel efterfølgende gennemførelse sikres? (Hvem skal involveres? Hvem skal høres? osv.)
• Hvilke kompetencer skal “i spil” for at modne og planlægge projektet?
• Hvilke primære interessenter vil blive profileret/ berørt i forbindelse med gennemførelse af projektet?
• Kan vi opnå samme effekt med mindre indsats?

Værktøj

• SkabelonProjektopstart
• SkabelonMaalformulering
• SkabelonProjektplan
• SkabelonInteressentanalyse
• SkabelonRisikoanalyse
• SynligeResultater_SkabelonProjektbeskrivelse

Projektbeskrivelsen drøftes med projektejer, inden indstilling til beslutning forelægges på fastsatte niveau.

Øvrige værktøj

• Projektlog
• RolleAnsvarsmatrix
• Kommunikationsplan

Formål med fasen

Denne fase skal sikre, at der udarbejdes en plan for projektet, hvor detaljeringsniveauet modsvarer behovet for styring af og risiko i projektet.

Den nedsatte projektgruppe samarbejder i en komprimeret proces om at foretage den nødvendige modning og planlægning af projektet. Arbejdet planlægges og faciliteres af en projektleder, der støttes af en projektejer.

Indhold - Modning

For at sikre det nødvendige fundament for planlægningsarbejdet, vil projektgruppen i nogle tilfælde skulle foretage modning af idéen. Modningen kan blandt andet indeholde:

• Afklaring af interne kompetencer.
• Dataindsamling i begrænset omfang.
• Indledende analysearbejde - markedsafgrænsning, risikoafdækning, nationale eller internationale studier, lovgrundlag osv.
• Identifikation af og kontakt til potentielle samarbejdspartnere - eksterne leverandører og/ eller interessenter.

Indhold - Plan

Projektlederen faciliterer planlægningen af projektet i samarbejde med projektgruppen. Projektejer og øvrige interessenter inddrages i planlægningsarbejdet efter behov.

Projektgruppen skal som minimum samles til en fælles opstartsworkshop. Projektlederen planlægger og faciliterer denne workshop, så indholdet afspejler behovet for fælles afklaring og koordinering. For eksempel af:

• Idé og målsætning for projektet.
• Plan, tidsforbrug og ressourcer (budget og timer).
• Identifikation og håndtering af interessenter.
• Identifikation og håndtering af risici.
• Organisering af projektet.
• Internt samarbejde i gruppen og håndtering af ændringer.

Projektleder og –gruppe udarbejder på baggrund af modningen og planlægningen en projektbeskrivelse, der godkendes af projektejer. Beslutning om at gennemføre projektet indstilles til direktionen.

Overvej følgende:

• Tag i samarbejde med projektejer stilling til, hvilke supplerende analyser, dataindsamling o. lignende, der er behov for med henblik på at kunne planlægge projektet? – hvem skal foretage hvad, inden opstartsworkshoppen?
• Hvor tit og i hvilke situationer i projektforløbet skal projektejer involveres? – træf aftalerne så hurtigt som muligt!
• Hvad skal formålet med opstartsworkshoppen være?
• Hvilke indholdselementer skal programmet for workshoppen bestå af?
• Hvem skal deltage i workshoppen? Giver det mening at inddrage nogle delvist, så de kan bidrage med deres erfaringer?
• Hvad er de forventede resultater af workshoppen?
• Hvornår skal workshoppen afholdes? – Det er en balance af tid til modning, henholdsvis tid til bearbejdning af indsigt/ input efter workshoppen!
• Hvem i projektgruppen skal have ekstra opmærksomhed og hvordan?
• Hvilke af de identificerede interessenter skal “tages i ed” inden forelæggelse af projektbeskrivelsen for projektejer?

Værktøj

• SkabelonProjektbeskrivelse

Øvrige værktøj

• Projektlog
• SkabelonInteressentanalyse
• SkabelonRisikoanalyse
• RolleAnsvarsmatrix
• Kommunikationsplan
• Feedback

Formål med fasen

I gennemførelsesfasen sikres, at projektet styres effektivt mod målformuleringen. Herunder at:

• Der følges op på fremdrift, ressourceforbrug, interessethåndtering, risici og effektskabelse.
• Der handles hurtigt på ændringer f.eks. i forudsætninger, valg af ”spor”, ny indsigt, med- eller modspil fra eksterne interessenter mv.
• Interessenter og risici håndteres professionelt.
• Direktionen godkender en analyse- eller konkurrencesag inden den sendes i høring. Cheføkonomerne skal bidrage med kommentarer (se cover under "Indstilling til beslutning")
• Status rapporteres til projektejer og porteføljestyringen.

Indhold

Projektgruppen arbejder målrettet med at levere aftalte leverancer til aftalt kvalitet og tid.

Projektlederen har ansvaret for udarbejdelse af leverancer, kvalitetssikring af øvrige leverancer (inden for kompetencefelt), rapportering af status, håndtering af ændringer og håndtering af eventuelle konflikter i projektet.

Projektejeren har ansvaret for at følge op på projektledelsens indsats, støtte projektlederen med sparring og coaching, kvalitetssikre projektdokumentation, håndtering af ”vanskelige” interessenter og konflikthåndtering på overordnet niveau.

Overvej følgende:

• Arbejder vi med målformuleringen for projektet i fokus? Vil vi realisere effekten?
• Er der nok fremdrift i arbejdet? Yder alle det de skal?
• Er kvaliteten af leverancerne høj nok på nuværende tidspunkt? Har vi noget at fejre?
• Hvordan fungerer samarbejdet i gruppen? Hvordan er stemningen?
• Har vi de fornødne ressourcer (timer og/eller budget) til rådighed/ tilbage?
• Skal projektgruppen mødes med samme hyppighed som tidligere? – book møderne så hurtigt som muligt!
• Hvordan sikres projektgruppens tid til deltagelse i projektet?
• Skal cheføkonomerne involveres?
• Er der indkaldt til høringsmøder?
• Har vi styr på de vigtigste interessenter i den kommende tid? Er der behov for mere eller mindre kommunikation og/ eller involvering?
• Har vi styr på de vigtigste risici i den kommende tid?
• Er kvaliteten af del-leverancer/ leverancer høj nok? Kan jeg stå inde for kvaliteten?
• Hvad skal gøres for at sikre den ”rette” kvalitet af projektets leverancer?
• Er det muligt at nå resultaterne nemmere, smartere og/ eller på kortere tid?
• Er der noget (fagligt, personligt, i forhold til gruppen eller lignende) jeg bør drøfte med projektejer?

Overvej følgende:

• Søger projektlederen nok sparring og coaching set i forhold til dennes kompetenceniveau, projektets omfang, gruppens sammensætning og/ eller generel fremdrift i arbejdet?
• Har jeg fået kendskab til information, der kunne have interesse for projektgruppen og/ eller projektlederen? Holder forudsætningerne for projektet og realisering af effekten stadig?
• Udvikler projektet sig indholdsmæssigt som planlagt? Har vi tilstrækkeligt med milepæle og fokus i det resterende forløb? Hvad er status for ressourceforbruget?
• Er den interne kvalitetssikring af leverancer og del-leverancer tilstrækkelig?
• Er der behov for ekstern (udenfor styrelsen) kvalitetskontrol af leverancer?
• Har vi involveret interessenterne i tilstrækkeligt omfang?
• Skal kommunikationsenheden involveres til formidling af resultatet? I gennemførelsesfasen eller i afslutningsfasen?
• Virker projektleder og –gruppe motiverede og engageret i projektet? Virker samarbejdet til at fungere?
• Har projektleder og –gruppe fokus på de vigtigste interessenter og risici?
• Peger samtaler med projektlederen på, at denne har fokus på kvalitet? Og at kvaliteten på nuværende tidspunkt er i orden?
• Bærer samtaler med projektlederen og status rapporteringerne præg af, at projektlederen har styr på processen?
• Er der grund til at fejre eller på anden måde anerkende projektleder og –gruppens indsats?

Værktøj

• SkabelonProjektevaluering.doc

Øvrige værktøj

• Kommunikationsplan.doc
• Feedback.doc

Formål med fasen

Afslutningsfasen skal sikre at den viden, der er opbygget i projektgruppen høstes og fejres. Desuden skal det sikres, at formidling af projektets resultat sker til relevante interessenter – interne som eksterne.

Indhold

Projektlederen faciliterer et møde eller en workshop, hvor projektgruppen og eventuelt andre relevante interessenter drøfter læringen opnået ved planlægning og gennemførelse af projektet. Læringspunkter med relevans for andre dokumenteres og formidles bl.a. via et evalueringsskema, som forelægges Direktionen for projektet.

I nogle tilfælde offentliggøres projektets resultat i samarbejde med kommunikationsenheden.

Projektets afslutning fejres med deltagelse af bidragsydere igennem hele projektets forløb (hvis det er passende).

Overvej følgende:

• Hvem skal involveres i forbindelse med kommunikation – KOM, chef(er) og/ eller direktion?
• Hvad skal forberedes i forbindelse med formidling af resultatet? – pressemateriale, pressemøde mv.
• Hvem skal involveres i evalueringen af projektet? Indkald til en evalueringsdrøftelse i projektgruppen
• Hvordan har ressourceforbruget været under projektforløbet?
• Er der vigtige erfaringspunkter, der skal fastholdes og formidles? Fx på interne konkurrence eller analyse- og politikmøder
• Er der noget jeg behøver sparring om hos projektejeren?
• Er der grund til at fejre resultatet? Hvem skal deltage?

Overvej følgende:

• Skal kommunikationsenheden involveres i offentliggørelse af resultatet?
• Skal projektlederen have hjælp til at fastholde gruppens interesse i evaluering og videndeling?
• Husk at ressourceforbruget evalueres, som læring til fremtidige projekter.
• Hvordan skal projektlederens og –gruppens indsats anerkendes?
• Skal den opsamlede viden deles med andre interne aktører?