Tjeklister file

Idéindstillers tjekliste:

· Er det tydeligt, hvordan målformulering understøtter styrelsens strategi eller indikatorer? Hvilken effekt vil en eventuel gennemførelse medføre?

· Hvilke forhold gør, at dette projekt skal gennemføres nu?

· Hvilke risici er forbundet med gennemførelse af projektet? Kun de 3-5 væsentligste risici!

· Hvor mange ressourcer (timer og/ eller økonomi) vil gennemførelsen af projektet kræve? – et groft, uforpligtigende og kvalificeret estimat.

· Hvordan skal kvaliteten af projektbeskrivelsen og en eventuel efterfølgende gennemførelse sikres? (Hvem skal involveres? Hvem skal høres? osv.)

· Hvilke kompetencer skal “i spil” for at modne og planlægge projektet?

· Hvilke primære interessenter vil blive profileret/ berørt i forbindelse med gennemførelse af projektet?

· Kan vi opnå samme effekt med mindre indsats?

Chefens tjekliste:

· Er dette en opgave, der skal gennemføres som et projekt? – afgrænset formål og varighed, tidsforbrug på mere end 400 timer og/eller samlet budget på mere end 200.000,- kr., høj risiko/ profilering og/eller særligt behov for styring.

· Passer projektet i porteføljen? – kobling til strategien, balance i centrets porteføljen, resultatkontrakten og ressourcer til rådighed.

· Skal projektet gennemføres på center- eller styrelsesniveau? Eller eventuelt på koncernniveau?

· Er tidspunktet rigtigt for dette projekt?

· Kan effekten opnås med rimelig anvendelse af ressourcer? – umiddelbar vurdering/ fornemmelse!

· Hvem vil være den rigtige projektejer, henholdsvis projektleder?

· Hvilke medarbejdere skal bidrage til eventuel modning og planlægning?

· Skal kommunikationsafdelingen (KOM) involveres i planlægning af projektet?

· Hvad skal modningen indeholde (aktiviteter)? Hvor lang tid må det tage?

· Hvornår skal projektbeskrivelsen foreligge? Hvem skal være beslutningstagere i faseskiftet?

Projektlederens tjekliste:

· Tag i samarbejde med projektejer stilling til, hvilke supplerende analyser, dataindsamling o. lignende, der er behov for med henblik på at kunne planlægge projektet? – hvem skal foretage hvad, inden opstartsworkshoppen?

· Hvor tit og i hvilke situationer i projektforløbet skal projektejer involveres? – træf aftalerne så hurtigt som muligt!

· Hvad skal formålet med opstartsworkshoppen være?

· Hvilke indholdselementer skal programmet for workshoppen bestå af?

· Hvem skal deltage i workshoppen? Giver det mening at inddrage nogle delvist, så de kan bidrage med deres erfaringer?

· Hvad er de forventede resultater af workshoppen?

· Hvornår skal workshoppen afholdes? – Det er en balance af tid til modning, henholdsvis tid til bearbejdning af indsigt/ input efter workshoppen!

· Hvem i projektgruppen skal have ekstra opmærksomhed og hvordan?

· Hvilke af de identificerede interessenter skal “tages i ed” inden forelæggelse af projektbeskrivelsen for projektejer?

Projektejerens tjekliste:

· Er målformuleringen for projektet klar og tydelig for alle?

· Har jeg fået kendskab til information, der kunne have interesse for projektgruppen og/ eller projektlederen?

· Passer projektet stadig i centrets resultatkontrakt?– kobling til strategien, balance i porteføljen og ressourcer til rådighed.

· Er tidspunktet stadig rigtigt og er der generel opbakning til dette projekt?

· Er der stor sandsynlighed for at opnå den planlagte effekt med de afsatte ressourcer? Står den planlagte effekt mål med estimeret ressourceforbrug?

· Er de nødvendige ressourcer tilgængelig for projektet?

· Er det fortsat den rette bemanding?

· Er alle de relevante interessenter blevet involveret i modning og plan fasen? Skal KOM involveres til formidling af resultatet?

· Er risiciene identificeret og håndteret tilstrækkeligt?

· Er der en detaljeret og robust plan for gennemførelsesfasen? Er der behov for ekstern kvalitetskontrol af leverancer?

· Hvad kan jeg, som projektejer gøre, for at støtte projektet bedst muligt?

· Søger projektlederen nok sparring og coaching set i forhold til dennes kompetenceniveau, gruppens sammensætning og usikkerheden i projektet?

Projektlederens tjekliste:

· Arbejder vi med målsætningen for projektet i fokus? Vil vi realisere effekten?

· Er der nok fremdrift i arbejdet? Yder alle det de skal?

· Er kvaliteten af leverancerne høj nok på nuværende tidspunkt? Har vi noget at fejre?

· Har vi de fornødne ressourcer (timer og/eller budget) til rådighed/ tilbage?

· Hvordan fungerer samarbejdet i projektgruppen? Hvordan er stemningen?

· Skal projektgruppen mødes med samme hyppighed som tidligere? – book møderne så hurtigt som muligt!

· Hvordan sikres projektgruppens tid til deltagelse i projektet?

· Har vi styr på de vigtigste interessenter i den kommende tid? Er der behov for mere eller mindre kommunikation og/ eller involvering?

· Har vi styr på de vigtigste risici i den kommende tid?

· Er kvaliteten af del-leverancer/ leverancer høj nok? Kan jeg stå inde for kvaliteten?

· Hvad skal gøres for at sikre den ”rette” kvalitet af projektets leverancer?

· Er det muligt at nå resultaterne nemmere, smartere og/ eller på kortere tid?

· Er der noget (fagligt, personligt, i forhold til gruppen eller lignende) jeg bør drøfte med projektejer?

Projektejerens tjekliste:

· Søger projektlederen nok sparring og coaching set i forhold til dennes kompetenceniveau, projektets omfang, gruppens sammensætning og/ eller generel fremdrift i arbejdet?

· Har jeg fået kendskab til information, der kunne have interesse for projektgruppen og/ eller projektlederen? Holder forudsætningerne for projektet og realisering af effekten stadig?

· Udvikler projektet sig indholdsmæssigt som planlagt? Har vi tilstrækkeligt med milepæle og fokus i det resterende forløb?

· Er den interne kvalitetssikring af leverancer og del-leverancer tilstrækkelig?

· Er der behov for ekstern (uden for styrelsen) kvalitetskontrol af leverancer?

· Skal KOM involveres til formidling af resultatet? I gennemførelsesfasen eller i afslutningsfasen?

· Virker projektleder og -gruppe engageret i projektet? Virker samarbejdet til at fungere?

· Har projektleder og –gruppe fokus på de vigtigste interessenter og risici?

· Peger samtaler med projektlederen på, at denne og gruppen har fokus på kvalitet? Og at kvaliteten på nuværende tidspunkt er i orden?

· Bærer samtaler med projektlederen og status rapporteringerne præg af, at projektlederen har styr på processen?

· Er der grund til at fejre eller på anden måde anerkende projektleder og -gruppens indsats?

Projektlederens tjekliste:

· Hvem skal involveres i forbindelse med kommunikation – KOM, chef(er) og/ eller direktion?

· Hvad skal forberedes i forbindelse med formidling af resultatet? – pressemateriale, pressemøde mv.

· Hvem skal involveres i evalueringen af projektet? Hvad skal formen være?

· Hvordan engageres projektgruppen i gennemførelse af projektevalueringen?

· Er der noget jeg behøver sparring om hos projektejeren?

· Er der grund til at fejre resultatet? Hvem skal deltage?

Projektejerens tjekliste:

· Skal KOM involveres i offentliggørelse af resultatet?

· Skal projektlederen have hjælp til at fastholde gruppens interesse i evaluering og videndeling? Hvordan gør vi det vigtigt og attraktivt?

· Hvordan skal projektlederens og -gruppens indsats anerkendes?

· Skal den opsamlede viden deles med andre interne aktører?