Defgo

Vil du gerne have adgang til systemet, skal du have din kontorchef eller souschef til at godkende, at du må oprettes og tildeles adgang til dit center i Defgo.

Mail med godkendelse sendes til Jeanette N. (jn@kfst.dk) eller Lone (lbr@kfst.dk).

Når du er registreret i systemet, har du adgang til systemet med Single Sign On (SSO), hvilket betyder, at du kan logge direkte ind i systemet fra din SIA pc uden brug af brugernavn og password.

Åbn en browser, og gå til adressen: defgo.dk, og klik derefter på ”Log på” i øverste højre hjørne.

Log herefter på via linket ”Log ind med SSO (Statens It)”.

I Defgo hører du til i dit center. Der er oprettet konti svarende til alle vores centre, hvor du kan oprette og udsende spørgeskemaer. Du skal kunne se de andres spørgeskemaer i centeret men ikke se spørgeskemaer fra de andre centre. 

Der er også mulighed for at arbejde sammen og/eller fortroligt i et projekt. Læs mere om det nedenfor under punktet ”projekter”.

Der kan få hjælp til at udarbejde spørgeskemaer på siden: Spørgeskemaundersøgelser

Det er muligt at arbejde i projekter i Defgo, hvis man fx har behov for fortrolighed omkring en sag eller et projekt, eller hvis fx medarbejdere i flere forskellige centre, skal samarbejde om en sag eller et projekt. Kun de medarbejdere, som er indmeldt i projektet, har adgang til spørgeskema og data.

Kontakt LBR@kfst.dk og JN@kfst.dk på mail med følgende oplysninger:

Kort titel, fx projekt bilpriser
Ansvarlig medarbejder
Ansvarligt center      
De medarbejdere som skal have adgang til projektet (navn og e-mail)
Henvisning til sag i 360

Bemærk, at det kan tage 1-3 hverdage at få oprettet et projekt i defgo.

Når du udsender en spørgeskemaundersøgelse med e-mail, skal du huske at vælge ”KFST mail skabelon” og klikke på ”Anvend”. E-mailens design ændrer sig derefter til et KFST-design. Det samme gælder for udsendelse med Digital Post. Her skal du vælge ”Digital Post brevskabelon KFST2025”, således at KFST’s brevskabelon anvendes.

Se vejledning her 

Selv om du har valgt KFST skabeloner ved udsendelse med e-mail eller Digital Post, skal du tjekke tekster alligevel og justere dem i forhold til en ny undersøgelse. Her kan det godt betale sig at have nogle tekster liggende, som kan bruges som udgangspunkt for undersøgelser på bestemte områder eller ved særlige sager, fx fusionssager.

Det er vigtigt, at du altid er opmærksom på, at det ikke er alt, du må benytte Defgo’s AI til. Du skal følge Erhvervsministeriets retningslinjer, der blandt andet siger:

• Indtast aldrig fortrolige-, klassificerede-, person- eller interne oplysninger
• Anvend alene værktøjet som hjælpeværktøj.
• Vær kildekritisk og tjek informationerne op mod andre pålidelige kilder

Læs retningslinjerne her

Du kan som udgangspunkt udsende spørgeskemaer via e-mail og digital post. Du skal være opmærksom på, at når du udsender, sender du direkte ud til respondenter, såsom virksomheder, borgere, medarbejdere mv. Der er direkte integration til det digitale post system. Det anbefales derfor, at du foretager en test af udsendelse, inden du udsender til alle respondenter. 

Der er også andre muligheder for udsendelse, fx via QR-koder, sociale medier, offline med pdf eller print.

Vær opmærksom på, at hvis du udsender spørgeskemaer via mail skal ”E-mail på afsender” være: kfst@survey.kfst.dk. Ellers bliver spørgeskemaerne ikke sendt ud.

Til brug for intern erfaringsudveksling vedr. Defgo på tværs af styrelsen, er der oprettet et samarbejdsrum ”Defgo - Erfaringsudveksling og vejledninger”, hvor der p.t er samlet scripts fra Defgo samt beskrivelse af og eksempler på importsyntaks. Her vil løbende blive samlet forskellige dokumenter af teknisk

karakter mhp at erfaringsudveksle vedr. opsætning af teknisk, komplicerede spørgeskemaer i Defgo.

Tanken er derfor også, at hvis du har været i kontakt med Defgo og fået hjælp til opsætning af et spørgeskema, fx har fået et script tilsendt, at dette tilføjes i samarbejdsrummet, så andre i styrelsen også kan få glæde af dette til brug for opsætning af spørgeskemaer.

Hvis du ønsker adgang til samarbejdsrummet kontrakt Emma Nedahl Ottesen (eno@kfst.dk)

En kort brugervejledning er under udarbejdelse, og du finder vejledningen nedenfor.

Brugervejledning

Det vil være hensigtsmæssigt, hvis alle bidrager til en mere detaljeret vejledning - i takt med at flere får erfaring med systemet, fx ift. spring, valideringer mv. Du må derfor gerne bidrage løbende til vejledningen, som der er linket til.

Hvis du har spørgsmål til Defgo, kan du kontakte Defgo på telefon +45 888 21 889 mellem 8.30 og 16.30 på hverdage, fredag dog 8.30 - 15.00.

Eller du kan skrive til supporten her: Defgo-support

Brug af Defgos’ tekniske support er gratis.

Der findes en online manual i Defgo, som du åbner ved at klikke på ?-ikonet i øverste højre hjørne.

Du kan tilmelde dig kurser hos defgo her: Defgo-kursus

Du har også adgang til webinarer her: Defgo-webinar