Step 1: Har din opgave klar grænseoverskridende interesse?
Hvis din opgave har en værdi på under ca. 1 mio. kr., SKAL du først vurdere, om din opgave har klar grænseoverskridende interesse. Der er ingen nedre beløbsgrænse for denne vurdering.
Din vurdering er afgørende for, hvordan indkøbet skal foretages.
Din vurdering af, om indkøbet har klar grænseoverskridende interesse skal foretages i Rådgivningsenhedens skema om ”Overvejelser om indkøb”. Dette fungerer også som dokumentation til sagen.
Når du har foretaget din vurdering, skal det udfyldte skema godkendes af OK Udbud.
a. Opgaven har klar grænseoverskridende interesse
Vurderer du, at opgaven har klar grænseoverskridende interesse, skal indkøbet, afhængig af dets værdi, enten annonceres på udbud.dk eller på vores egen hjemmeside (kfst.dk).
Såfremt indkøbets værdi er på mindst 100.000 kr. ekskl. moms, er vi forpligtet til at annoncere indkøbet på udbud.dk.
Såfremt indkøbets værdi er på under 100.000 kr. ekskl. moms, kan vi annoncere indkøbet på kfst.dk.
Der skal i den forbindelse udarbejdes et materiale, der kan danne grundlag for afgivelse af tilbud.
Du skal kontakte OK Udbud for at få et udkast til et sådant materiale. OK Udbud kvalitetssikrer også dette materiale og offentliggør dit materiale på enten kfst.dk eller udbud.dk.
b. Opgaven har ikke klar grænseoverskridende interesse
Vurderer du, at opgaven ikke har klar grænseoverskridende interesse, skal du som udgangspunkt indhente to-tre tilbud.
Det er også efter en konkret vurdering en mulighed at annoncere opgaven eller indgå en aftale på baggrund af en markedsafdækning.
Der skal i den forbindelse udarbejdes et materiale, der kan danne grundlag for afgivelse af tilbud.
Du skal kontakte OK Udbud for at få et udkast til et sådant materiale. OK Udbud kvalitetssikrer også dette materiale før det udsendes til potentielle tilbudsgivere.
Step 2: Efter modtagelse af tilbud
Når du har modtaget tilbud på din opgave, skal tilbuddene vurderes på baggrund af de kriterier, du har angivet i dit materiale. Vurderingen skal dokumenteres og journaliseres på sagen.
OK Udbud kan sende dig et evalueringsnotat samt afslags- og acceptbreve, hvor du kan indsætte din tilbudsvurdering, herunder de argumenter, der ligger til grund for din vurdering.
Step 3: Indgåelse af kontrakt
Kontrakten færdiggøres på baggrund af det udkast, der har været en del af materialet. Der må kun foretages ændringer i den ikke-markerede tekst i kontrakten efter aftale med OK Udbud.
Kontrakten underskrives i ADM. Kontrakten SKAL underskrives inden arbejdet igangsættes.
Når du sender kontrakten til underskrivelse i ADM, skal du:
- Orientere om relevant sagsnummer for din sag.
- Vedhæfte notatet ”Overvejelser om Indkøb”. Notatet indeholder, afhængigt af de valg, du tager:
- Begrundelse for ikke at anvende eksisterende aftaler under Statens Indkøbsprogram, SKI- eller egne aftaler.
- Vurdering af, om dit indkøb har klar grænseoverskridende interesse.
- Dokumentation for, hvordan du vil foretage dit indkøb.
