Planlægningsfasen

Formålet med planlægningsfasen er at udarbejde en projektplan, der bl.a. indeholder en projektbeskrivelse og en milepælsplan. Projektet skal organiseres og planlægges frem til  styregruppemøde om peer review (høringsmøde), der afholdes (i) inden klagepunktsmeddelelsen (KPM) sendes i ekstern høring, og (ii) inden rådsmøde, hvor KPM præsenteres. Milepælsplanen for den resterende periode skal først udarbejdes, når høringssvarene til KPM er modtaget.

Planlægningsfasen består af følgende overordnede trin:

1) Projektet organiseres (projektejer, projektleder og deltagere i projektet udpeges af kontorchefen)

2) Der afholdes en opstartsworkshop, hvor case teamet + kontaktpersoner i KEP og MØK deltager

3) Eventuelle forundersøgelser foretages

4) Projektplanen udarbejdes (projektbeskrivelse og milepælsplan)

5) Direktionen godkender projektplanen på et direktionsmøde

Kontorchefen udpeger på baggrund af en vurdering af sagens karakter og forventede varighed mv. en projektejer, projektleder og deltagere i projektet - som hovedregel 2-4 deltagere inklusive projektlederen afhængigt af sagens omfang og karakter.

Kontorchefen tager ved sammensætningen af case teamet udgangspunkt i bl.a. sagens karakter og forventede varighed, samt vurdering af de kompetencer, der er nødvendige for at løse sagen.

Den valgte projektleder har ansvaret for planlægningen af projektet. Projektlederen sparrer med projektejeren i fornødent omfang.

Projektlederen skal som det første:

  • Drøfte og afklare med projektejer, om der er brug for yderligere kompetencer til løsning af sagen end de, som der allerede er udpeget. Er der behov for indlån af deltagere fra andre centre (KEP, MØK eller andre konkurrencecentre), skal det anslås, hvor mange timer der ville skulle leveres til hvilke opgaver, og hvornår indlån kan ske.
  • Tage kontakt til kontorcheferne i KEP og MØK for at få tildelt en kontaktperson fra hvert af de to centre. Dette sker uafhængigt af behovet for indlån fra de to centre. Der skal udpeges en kontaktperson fra henholdsvis KEP og MØK i A-sager senest, når der inviteres til opstartsworkshop.
  • Fastsætte en dato for forventet godkendelse af projektbeskrivelse på direktionsmøde.
  • Aftale, at projektejer indmelder datoen for forventet direktionsgodkendelse af projektbeskrivelse på det førstkommende statusmøde med den relevante vicedirektør.

Projektlederen skal sørge for, at det nedsatte case team + kontaktpersoner i KEP og MØK samles til en opstartsworkshop, hvor sagen drøftes med henblik på efterfølgende at kunne udarbejde projektplanen. Der er obligatorisk deltagelse fra KEP og MØK. Projektlederen skal planlægge og facilitere opstartsworkshoppen (se vejledning til opstartsworkshop).

  • Indkalde case teamet + kontaktpersoner i KEP og MØK til en opstartsworkshop. Opstartsworkshoppen forventes at være af en varighed på mindst ½ til en hel dag, men case-teamet kan også vælge at opdele workshoppen på flere dage.
  • Udsende en dagsorden til projektdeltagerne, se nedenfor under pkt. 2.2.
  • Sende evt. baggrundsmateriale om sagen til case teamet.

Projektlederen skal styre workshoppen og sikre, at case teamet + kontaktpersoner i KEP og MØK når igennem punkterne på dagsordenen inden for den afsatte tid.

Projektlederen skal sørge for, at resultaterne af workshoppen bliver dokumenteret.

Følgende analyser er egnet til at blive foretaget på opstartsworkshoppen:

  • Theory of Harm. Det uddybes og præciseres, hvem det går ud over, og hvad der er den konkurrencemæssige problemstilling.
  • Målformulering for projektet (målformuleringen er ofte en ”spejling” af Theory of Harm). (Se vejledning til målformulering).
  • Identifikation og håndtering af interessenter. (Se vejledning til interessentanalyse og -håndtering)
  • Identifikation og håndtering af risici og knaster. De væsentligste knaster skal identificeres og det skal besluttes i hvilke rækkefølge knasterne skal behandles. Det skal besluttes hvilke knaster, der skal forelægges styregruppen og angives omtrentligt, hvornår det vil ske. (Se  vejledning til risikoanalyse og -håndtering).
  • Informationsindhentning og undersøgelser: hvilke informationer skal indhentes for at afklare ovenstående, og skal der foretages undersøgelser af markedet?
  • Organisering af projektet og fremgangsmåden, herunder nærmere analyser af, hvilke ressourcer, der er nødvendige for sagen. Fx om ressourcer fra KEP/MØK eller et andet konkurrencecenter skal indlånes til sagen. Forskellen på indlån og sparring er følgende: Ved indlån tilføres der ressourcer fra andre centre, som indgår i case teamet med reference til projektlederen. Den, der indlånes har ansvaret for konkrete leverancer. Ved sparring tilføres der ressourcer fra andre centre, som står til rådighed for faglig sparring, men sparringspersonen refererer ikke til projektlederen og har heller ikke ansvaret for konkrete leverancer.
  • Internt samarbejde i case teamet og håndtering af ændringer – roller og ansvar fordeles.
  • Milepælsplan, tidsforbrug og ressourcer (budget og timer). Herunder en beskrivelse af det arbejde og omfanget heraf målt i timer (blandt andet kvalitetssikring), som KEP og MØK forventes at bidrage med. (Se skabelon og vejledning til milepælsplan samt intern processguide).

Til sidst bør case teamet klarlægge, om de har de informationer, der er nødvendige for at udfylde projektbeskrivelsesskabelonen, og om de kan fortsætte direkte med udarbejdelse af projektplanen, eller om der skal laves en ”forundersøgelse”, jf. pkt. 3 nedenfor. Eventuelle opgaver forbundet med en forundersøgelse eller udarbejdelse af projektbeskrivelsen uddelegeres af projektlederen.

Det kan være nødvendigt at indhente nogle basale og faktuelle informationer om parterne i sagen, markedet, omsætning, produkterne eller andet med henblik på at kunne udfylde projektbeskrivelsen på fyldestgørende vis.

De grundlæggende informationer til belysning af sagens fakta vil som regel allerede være blevet indhentet i visitationsfasen, hvorfor det ikke er nødvendigt på dette tidspunkt at indsamle flere oplysninger. Væsentlige og tidskrævende informationsindsamlinger, møder med interessenter og eventuelle markedsundersøgelser bør være inkorporeret i milepælsplanen og skal således ikke foretages på nuværende tidspunkt.

Forundersøgelsen indebærer en dataindsamling i begrænset omfang og typisk ved hjælp af nemt tilgængelige informationer: omsætningen på markedet, hvilke markedsaktører er de væsentligste, kendte markedsandele, oplysninger fra Greens, data fra forudgående analyser/praksis på området, evt. afklarende spørgsmål til klager o.lign.

Projektlederen har ansvaret for at udarbejde en projektbeskrivelse og lave en milepælsplan på baggrund af resultaterne fra opstartsworkshoppen (se vejledning til projektbeskrivelse og skabelon til projektbeskrivelse samt vejledning om milepælsplan).

Det anbefales, at projektlederen under udarbejdelsen af milepælsplanen sørger for, at der i planen markeres nogle tidspunkter, hvor det er oplagt, at projektplanen evalueres eller tages op til revision.

Projektet skal planlægges frem til styregruppemøde om peer review (høringsmøde), der afholdes inden KPM sendes i ekstern høring og inden rådsmøde om KPM. Projektet vil først skulle planlægges for den resterende periode, når høringssvarene til KPM er modtaget.

Det er undervejs i projektet vigtigt at være opmærksom på, at hvis projektet skal udskydes i forhold til datoen for styregruppemøde om peer review (høringsmøde), der er angivet i den direktionsgodkendte projektbeskrivelse, skal udskydelsen aftales med styregruppen. Projektlederen skal i den forbindelse sende en e-mail til styregruppen og angive en ny dato for styregruppemøde om peer review (høringsmøde) samt en begrundelse for udskydelsen. En begrundelse for en udskydelse kan eksempelvis være, at der er opstået vanskelige eller tidskrævende forvaltningsretlige problemstillinger, eller at sagens parter er kommet med nye, væsentlige oplysninger, analyser og vurderinger, som skal inddrages i KPM.

Projektplanen skal omfatte en konkret beskrivelse af det arbejde, som forventes af case teamet samt KEP og MØK, herunder arbejdets beskaffenhed, omfang (antal timer) og tidsperiode (start- og slutdato). Denne beskrivelse skal aftales med KEP og MØK inden ”høringen” nedenfor.

Projektlederen sender projektplanen til godkendelse hos projektejer.

Projektplanen skal godkendes af direktionen. Dette sker på direktionens faglige møder om mandagen. I den forbindelse skal projektlederen:

  • Orientere om eller bekræfte over for Forkontoret, at projektplanen vil være et punkt på dagsordenen.
  • Udarbejde et cover til direktionen med en indstilling om, at projektbeskrivelse godkendes.
  • Sende coveret, projektbeskrivelse, milepælsplan og prioriteringsskema til Forkontoret. (Se 360-skabelon til prioriteringsskema)
  • Være til stede, når projektplanen drøftes på direktionsmøde. Forkontoret sender et mødetidspunkt.
Senest opdateret 24-04-2026