Indsigtsret

Når KFST efterkommer en anmodning om indsigt, skal den registrerede have oplysninger om:

a) formålene med behandlingen

b) de berørte kategorier af personoplysninger

c) modtagere eller kategorier af modtagere, personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, navnlig modtagere i tredjelande eller internationale organisationer

d) det tidsrum, hvori personoplysningerne vil blive opbevaret, eller, hvis der ikke kan angives et konkret tidsrum, de kriterier der anvendes til fastlæggelse af dette tidsrum

e) retten til at anmode KFST om berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandlingen eller til at gøre indsigelse mod behandlingen

f) retten til at indgive en klage til Datatilsynet

g) hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke er indsamlet hos den registrerede

h) forekomsten af automatiske afgørelser, herunder profilering

Hvis det er muligt, og den registrerede ikke beder om andet, skal en elektronisk fremsendt anmodning, fx på e-mail eller via Digital Post, besvares elektronisk. Hvis der i dokumenterne fremgår oplysninger om strafbare forhold, CPR-nr. eller følsomme personoplysninger, må de kun sendes sikkert via Digital Post.

Udlevering af kopi af oplysningerne
Hvis KFST skal efterkomme en indsigtsanmodning, skal den registrerede modtage en kopi af personoplysningerne – enten ved at der tages kopier af de originale dokumenter, sagsmapper mv., eller ved at oplysningerne kopieres over i et nyt dokument. Det er kun personoplysninger om den registrerede selv, som skal udleveres, hvorfor oplysninger om andre personer skal sløres eller på anden vis fjernes.

Du skal søge efter oplysningerne i relevante systemer, fx Public 360, Outlook eller fællesdrev. Hvis du er i tvivl om, hvilke systemer der er relevante, eller har brug for hjælp til at gennemføre søgningen, kan du kontakte ADM.

Præcisering af anmodningen
Hvis KFST har registreret en større mængde personoplysninger om den, der søger indsigt, kan KFST bede vedkommende om at præcisere sin anmodning, så det afklares, om der søges indsigt i bestemte oplysninger.

KFST skal som udgangspunkt besvare en indsigtsanmodning uden unødig forsinkelse og senest en måned efter, KFST har modtaget anmodningen, jf. artikel 12, stk. 3.

Hvis anmodningen er kompliceret, kan svarfristen forlænges med yderligere to måneder. Den registrerede skal dog gøres opmærksom på den forlængede sagsbehandlingstid og begrundelsen herfor senest en måned efter, KFST har modtaget anmodningen. Den absolutte frist for besvarelse af indsigtsanmodninger er dermed tre måneder.

Hvis anmodningen afvises
KFST skal underrette den registrerede om begrundelsen for afvisningen straks, dog senest en måned efter modtagelse af anmodningen, og i den forbindelse oplyse, at vedkommende kan klage til Datatilsynet eller indbringe sagen for domstolene, jf. artikel 12, stk. 4.

Hvis der er rimelig tvivl om identiteten af personen, der søger indsigt, kan KFST anmode om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte vedkommendes identitet, jf. artikel 12, stk. 6.

Når en anmodning er fremsat skriftligt, og navn og adresse er identisk med de oplysninger, som fremgår af sagen, vil der i almindelighed ikke være grund til at foretage særlige undersøgelser, inden oplysningerne sendes til vedkommende.

Sager efter konkurrenceloven
I sager og undersøgelser efter konkurrenceloven finder reglerne om oplysningspligt og indsigtsret i databeskyttelsesforordningen artikel 13-15 ikke anvendelse, jf. konkurrenceloven § 13 a.

Undtagelser i databeskyttelsesforordningen
Efter databeskyttelsesforordningen artikel 15, stk. 4 kan KFST afvise at imødekomme en indsigtsanmodning, hvis det vil krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder, fx forretningshemmeligheder eller intellektuel ejendomsret.

Undtagelser i databeskyttelsesloven
KFST kan undlade at imødekomme en anmodning om indsigt, hvis afgørende hensyn til private interesser, herunder til den registrerede selv, eller offentlige interesser, overstiger hensynet til den registreredes interesser i at modtage indsigt, jf. databeskyttelsesloven § 22, stk. 1 og 2.

KFST kan endvidere undlade at imødekomme en indsigtsanmodning, hvis oplysningerne kan undtages efter reglerne i offentlighedsloven §§ 19-29 og 35, jf. databeskyttelsesloven § 22, stk. 3.

Endelig finder retten til indsigt ikke anvendelse, hvis KFST udelukkende behandler oplysningerne i videnskabeligt eller statistisk øjemed, jf. databeskyttelsesloven § 22, stk. 5.

I de særlige situationer, hvor en indsigtsanmodning er åbenbart grundløs eller overdreven, især fordi den gentages, kan KFST enten afvise anmodningen eller opkræve et rimeligt gebyr for at besvare den, jf. artikel 12, stk. 5.

Det er vigtigt at være opmærksom på samspillet mellem databeskyttelsesforordningens regler om indsigt og forvaltningslovens samt offentlighedslovens regler om partsaktindsigt og egenacces. Som udgangspunkt skal KFST give indsigt og/eller aktindsigt efter de regler, der konkret er mest gunstig for den registrerede. Det er i den forbindelse underordnet, hvilket regelsæt den registrerede selv har henvist til.

Du kan få nærmere gennemgang af de registreredes rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder og kapitel 4.10 i betænkning nr. 1565/2017 om databeskyttelsesforordningen.